Un numero crescente di lavoratori sperimenta il rumore e le interruzioni come fonte primaria di frustrazione sul lavoro.
Non solo il rumore e le interruzioni danneggiano la produttività, ma possono anche portare a errori inutili e stress. In questo post, esamineremo come si può ottimizzare l’ambiente di lavoro per ridurre il rumore e le interruzioni.
Rumore e interruzioni sono problemi ben noti in molti luoghi di lavoro moderni e un numero crescente di dipendenti faticano a completare i loro compiti sul posto di lavoro a causa del rumore e delle interruzioni. Il problema è particolarmente comune negli uffici di grandi dimensioni, in quanto in genere sono progettati per la cooperazione e il lavoro di squadra.
Gloria Mark, dell’Università della California [1], stima che un dipendente impiega in media 23 minuti e 15 secondi per concentrarsi nuovamente su un compito dopo un’interruzione.
Inoltre, un articolo della Harvard Business Review afferma che i lavoratori perdono fino a 86 minuti al giorno a causa delle distrazioni dovute al rumore [2]. Più di 10.000 lavoratori in 14 paesi sono stati intervistati per questa stima [3].
In diversi luoghi di lavoro, i dipendenti sperimentano di ricevere durante il giorno una serie di richieste di informazioni che vanno al di là dei loro compiti principali. Le numerose interruzioni li costringono a lavorare più velocemente, il che può portare a errori, lavoro straordinario e stress. Pertanto, molte aziende stanno cercando soluzioni per ridurre il numero di interruzioni attraverso cambiamenti comportamentali.
Il rumore e le interruzioni coprono un’ampia gamma di problemi, che include perfino la stampante rumorosa, il collega con i tacchi alti e le interruzioni sociali.
Molti lavoratori hanno difficoltà a rifiutare le interruzioni da parte dei colleghi, perché vogliono essere utili.
Tuttavia, brevi interruzioni, come le domande di poca importanza, spesso finiscono per richiedere più tempo del previsto.
Le luci a flusso luminoso: una spinta “high-tech” per prevenire le interruzioni
In uno studio, un gruppo di ricercatori dell’Università di Zurigo ha testato un sistema che aiutava i dipendenti a valutare se il loro collega era occupato o meno [3].
Il sistema consisteva nell’installazione di lampade sulle postazioni di lavoro dei dipendenti, che segnalavano il loro stato ai colleghi, dove rosso significava “occupato”, giallo significava “assente” e verde significava “disponibile” (vedi figura 1).
Un esperimento è stato condotto su 449 partecipanti in 12 paesi per testare l’effetto. Il risultato ha dimostrato che il numero di interruzioni è stato ridotto del 46%.
Inoltre, molti dei lavoratori hanno dichiarato che i loro colleghi hanno prestato maggiore attenzione quando sono stati interrotti, in quanto sono stati interrotti solo quando necessario.
I lavoratori erano così soddisfatti del sistema che l’85% dei lavoratori ha continuato ad utilizzare la soluzione dopo l’esperimento.
6 nudges per ridurre le interruzioni sul posto di lavoro
- Disattivare le notifiche non necessarie
Non sono solo i nostri colleghi a creare interruzioni – lo fa anche la nostra tecnologia. Una notifica da un’e-mail può rapidamente catturare la nostra attenzione e, prima che ce ne accorgiamo, abbiamo impiegato 10 minuti per rispondere a un’e-mail che avrebbe potuto aspettare. Pertanto, assicuratevi che tutte le notifiche non necessarie siano disattivate. - Segnala che sei occupato
Il secondo nudge consiste nel far sapere ai colleghi quando non si vuole essere disturbati. Questo potrebbe essere fatto, per esempio, appoggiando un oggetto sulla vostra scrivania quando non volete essere disturbati. In questo modo, aiutate i vostri colleghi a valutare se siete occupati o meno. Si noti che questo nudge funziona esattamente come la soluzione a flusso luminoso, ma come una versione “analogica” e molto più economica. - Pianificare l’orario delle chiacchiere
Ci sono diversi tipi di piccole conversazioni, come quelle private o legate al lavoro. Un modo per risolvere il problema di continue interruzioni è quello di programmare brevi pause per le piccole conversazioni. - Preparare in anticipo una frase
Può essere difficile rifiutare un collega in un modo allegro che non rovini l’umore. Inoltre, se non si dispone di una frase pronta, spesso si finisce per dedicare all’interruzione più tempo del previsto. Per fortuna, potete prepararvi a questo problema ed evitare una situazione piuttosto fastidiosa. La soluzione è di formulare una frase progettata per prevenire l’interruzione in anticipo. Un esempio potrebbe essere il seguente: “Mi piacerebbe discuterne con voi, ma al momento sono terribilmente occupato. Posso suggerirvi una chiacchierata durante il pranzo?”.
